Membangun Aplikasi Internal Sistem HR Menggunakan Low-Code: Solusi Cepat Kebutuhan Unik Perusahaan

Departemen HR di setiap perusahaan adalah unik. Meskipun semua mengelola data karyawan, penggajian, dan cuti, proses bisnis yang sesungguhnya—cara melakukan onboarding, metode penilaian kinerja, alur persetujuan klaim yang berlapis—seringkali sangat spesifik dan tidak dapat diakomodasi oleh sistem HRIS (Human Resource Information System) inti yang kaku. Kesenjangan ini biasanya ditutupi dengan spreadsheet manual, email yang tak berujung, dan formulir kertas, yang semuanya tidak efisien dan rentan kesalahan. Di sinilah Low-Code Platform hadir sebagai solusi revolusioner.

Di sisi lain, departemen IT seringkali terbebani dengan backlog (antrean pekerjaan) yang panjang. Permintaan untuk membuat aplikasi internal khusus HR seringkali kalah prioritas dengan proyek digitalisasi yang berhadapan langsung dengan pelanggan. Akibatnya, HR “terjebak” dengan proses manual.

Namun, teknologi low-code secara fundamental mengubah dinamika ini. Ia menawarkan jalan tengah yang kuat, memberdayakan departemen IT dan bahkan power user di HR untuk membuat aplikasi fungsional dengan cepat. Ini bukan tentang mengganti sistem HR inti Anda (seperti SAP SuccessFactors atau lainnya), tetapi tentang membangun “jembatan” aplikasi yang lincah untuk mengisi semua celah proses yang unik tersebut.

Kesenjangan dalam Sistem HRIS Tradisional

Sistem HRIS inti, terutama yang berskala besar, dirancang untuk menjadi “System of Record”. Mereka sangat andal dalam menyimpan data master karyawan, memproses penggajian, dan mengelola struktur organisasi. Namun, mereka seringkali kaku dalam hal “System of Engagement”—cara karyawan berinteraksi dengan proses HR sehari-hari.

Setiap perusahaan memiliki “rasa” yang berbeda, yang tercermin dalam proses internal mereka:

• Proses Onboarding: Di Perusahaan A, onboarding mungkin hanya melibatkan HR dan IT. Di Perusahaan B, proses ini bisa melibatkan HR, IT, General Affairs (untuk penyiapan meja dan kartu akses), Keuangan (untuk pendaftaran NPWP dan bank), dan Departemen terkait (untuk buddy system). Sistem HRIS standar tidak dirancang untuk mengelola alur kerja lintas departemen yang kompleks ini.
• Alur Persetujuan (Approval Flow): Sistem bawaan mungkin hanya menawarkan alur persetujuan 1-lapis (karyawan ke manajer). Bagaimana jika perusahaan Anda memerlukan persetujuan 3-lapis untuk permintaan cuti lebih dari 10 hari? Atau jika permintaan klaim medis di atas nominal tertentu harus disetujui oleh Manajer, HR, dan Direktur Keuangan?
• Formulir Kustom: Kebutuhan akan formulir internal sangat beragam, mulai dari formulir permintaan perjalanan dinas, formulir penilaian kinerja probation, hingga formulir peminjaman inventaris kantor. Membuat formulir kustom di sistem HRIS inti bisa sangat mahal atau bahkan tidak mungkin.

Kesenjangan inilah yang coba diisi oleh low-code.

Apa Itu Low-Code dan Mengapa Ini Mengubah “Permainan”?

Platform low-code adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang menggunakan antarmuka grafis visual. Pengguna dapat merakit aplikasi dengan komponen drag-and-drop, membangun logika bisnis melalui model visual, dan mengonfigurasi alur kerja (workflow) alih-alih menulis ribuan baris kode yang kompleks.

Penting untuk membedakannya dari “No-Code”. Platform no-code biasanya ditujukan murni untuk pengguna bisnis non-teknis guna membuat aplikasi yang sangat sederhana. Low-Code Platform jauh lebih kuat; ia masih memerlukan pemahaman tentang logika, struktur data, dan integrasi, sehingga ideal untuk kolaborasi antara IT dan power user (seperti analis bisnis di departemen HR).

Jika coding tradisional ibarat membangun rumah dari batu bata satu per satu, maka low-code adalah merakit rumah prefabrikasi; fondasi dan modulnya sudah ada, kita tinggal merakit, menyesuaikan interior, dan menyambungkan pipa ledengnya.

Kecepatan adalah keunggulan utamanya. Sebuah studi oleh Forrester Research menyoroti bahwa platform low-code dapat membuat proses pengembangan aplikasi 10 kali lebih cepat daripada metode coding tradisional. Bagi departemen HR yang membutuhkan solusi “kemarin”, kecepatan ini adalah pengubah permainan.

5 Contoh Aplikasi HR Internal yang Ideal Dibangun dengan Low-Code

Mari kita lihat contoh-contoh nyata bagaimana Low-Code Platform dapat memecahkan masalah spesifik di departemen HR.

1. Sistem Onboarding Karyawan Lintas Departemen

• Masalah: Proses onboarding kacau. HR mengirim email ke IT untuk menyiapkan laptop, ke GA untuk kartu akses, dan ke Manajer untuk jadwal orientasi. Tidak ada yang tahu progresnya sudah sampai mana, dan seringkali laptop belum siap di hari pertama karyawan masuk.
• Solusi Low-Code:
  • HR membuat form “Karyawan Baru” di aplikasi low-code.
  • Setelah disubmit, workflow otomatis berjalan: Task “Siapkan Laptop & Email” terkirim ke dashboard tim IT. Task “Siapkan Kartu Akses & Meja” terkirim ke GA.
  • HR dapat memantau dashboard terpusat untuk melihat status setiap task secara real-time. Karyawan baru pun mendapatkan pengalaman yang mulus.

2. Aplikasi Persetujuan Cuti dan Izin Kustom

• Masalah: Perusahaan memiliki aturan cuti unik (misal: cuti melahirkan untuk ayah, izin khusus pendidikan, izin 1/2 hari) yang tidak didukung oleh modul cuti di HRIS inti. Karyawan akhirnya mengajukan via email, yang sulit dilacak.
• Solusi Low-Code:
  • Buat form pengajuan cuti/izin digital dengan dropdown kustom sesuai aturan perusahaan.
  • Bangun approval logic secara visual: “JIKA jenis cuti = ‘Tahunan’ DAN durasi < 3 hari, MAKA persetujuan hanya ke Manajer. JIKA jenis cuti = ‘Khusus’, MAKA persetujuan ke Manajer DAN HRD.”
  • Setelah disetujui, data ini dapat (melalui API) dikirim kembali ke sistem HRIS inti untuk memotong jatah cuti.

3. Portal Self-Service Karyawan (ESS) Sederhana

• Masalah: HR menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menjawab pertanyaan administratif berulang: “Sisa cuti saya berapa?”, “Bisa kirimkan slip gaji 3 bulan lalu?”, “Bagaimana cara update data keluarga saya?”
• Solusi Low-Code:
  • Bangun portal web atau aplikasi mobile sederhana.
  • Integrasikan aplikasi ini (menggunakan API) ke database HRIS inti.
  • Karyawan kini bisa login untuk melihat sisa cuti, mengunduh slip gaji, atau mengajukan perubahan data pribadi mereka sendiri. Ini membebaskan waktu HR untuk fokus pada pekerjaan strategis.

4. Manajemen Klaim & Reimbursement Digital

• Masalah: Proses klaim (bensin, medis, entertainment) masih menggunakan formulir kertas. Karyawan menumpuk struk, HR merekapnya manual di Excel, dan proses pencairan dana di Keuangan memakan waktu berminggu-minggu.
• Solusi Low-Code:
  • Buat aplikasi mobile sederhana.
  • Karyawan bisa langsung foto struk, mengisi form singkat, dan submit dari ponsel mereka.
  • Alur kerja persetujuan langsung masuk ke manajer. Setelah disetujui, data otomatis terkirim ke dashboard tim Keuangan untuk diproses.

5. Aplikasi Pelacakan dan Persetujuan Pelatihan (Training)

• Masalah: Mengelola pendaftaran pelatihan internal atau permintaan pelatihan eksternal menggunakan email dan spreadsheet sangat merepotkan. Manajer sulit melacak budget pelatihan timnya.
• Solusi Low-Code:
  • Buat “Katalog Pelatihan” di aplikasi.
  • Karyawan dapat mendaftar untuk pelatihan internal atau mengajukan permintaan pelatihan eksternal (lengkap dengan biaya dan proposal).
  • Manajer mendapatkan notifikasi untuk menyetujui, dan HR dapat melihat laporan siapa saja yang sudah mengikuti pelatihan apa, serta total budget yang sudah terpakai.

Pertimbangan Penting: Low-Code Bukan Peluru Perak

Meskipun sangat menjanjikan, adopsi Low-Code Platform bukanlah tanpa tantangan. Agar berhasil, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal:

1. Tata Kelola (Governance) Sangat Penting: Tanpa tata kelola, low-code bisa menciptakan “Shadow IT”—di mana departemen bisnis membangun aplikasi sendiri tanpa sepengetahuan IT. Ini menciptakan risiko keamanan dan silo data. Perusahaan perlu membentuk “Center of Excellence” (CoE) untuk menetapkan standar, keamanan, dan praktik terbaik.
2. Integrasi adalah Kunci: Aplikasi HR internal ini tidak boleh berdiri sendiri. Nilai terbesarnya muncul ketika ia dapat berinteraksi dengan sistem inti Anda. Pastikan platform low-code yang dipilih memiliki konektor API yang kuat untuk terhubung ke SAP atau sistem HRIS Anda yang lain.
3. Keterlibatan IT Tetap Dibutuhkan: Low-code mengurangi beban coding, tetapi tidak menghilangkan peran IT. IT harus bertindak sebagai enabler (pendukung), yang menyediakan akses data yang aman, mengelola integrasi, dan memastikan aplikasi yang dibangun memenuhi standar skalabilitas dan keamanan perusahaan.

Kesimpulan

Bagi departemen HR yang terjebak di antara proses manual yang kaku dan sistem inti yang tidak fleksibel, low-code menawarkan jalan keluar yang kuat. Ini adalah alat yang memungkinkan HR dan IT berkolaborasi untuk secara cepat membangun solusi digital yang “pas” dengan kebutuhan unik perusahaan.

Bukan lagi soal menunggu departemen IT memiliki waktu; ini soal memberdayakan tim untuk memecahkan masalah mereka sendiri dengan cepat dan terkelola. Jika perusahaan Anda merasakan adanya kesenjangan proses yang menghambat produktivitas, memanfaatkan Low-Code Platform untuk aplikasi HR internal bisa menjadi langkah transformasi digital yang paling berdampak tahun ini.

Untuk memahami lebih lanjut bagaimana Low-Code Platform dapat diintegrasikan dengan aman ke dalam ekosistem SAP atau sistem enterprise Anda yang sudah ada, hubungi SOLTIUS. Tim ahli kami siap membantu Anda merancang dan mengimplementasikan solusi yang tepat untuk menjembatani kesenjangan proses bisnis Anda.